内容証明郵便

1.内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、①送付者、②送付内容、③受取人を証明してくれる特殊な郵便のことをいいます。
一般的に「内容証明」と呼ばれているものの正式名称が「内容証明郵便」です。
内容証明郵便は配達証明付きにすれば、上記の3つに加え、④発信した事実と⑤相手に配達された事実も証明することが出来ます。
 
内容証明郵便自体には法的拘束力はありませんが、たとえば滞納家賃の請求や敷金返還請求を内容証明郵便によって行うことにより、相手に心理的な圧力をかけることが出来ますので、私たちの日常生活に身近なトラブルを解決する上では、有効な手段の一つとなります。
 
内容証明郵便を送ってもトラブルが解決せず、訴訟に発展した場合でも、配達証明付き内容証明郵便ならば、①送付者、②送付内容、③受取人、④発信した事実、⑤相手に配達された事実が記録として郵便局に残っているので、裁判での強力な証拠になります。
 

2.内容証明郵便の書き方

内容証明郵便は、1枚の用紙に書くことの出来る文字数が制限されており、なるべくコストをかけないで送達するには、請求内容を具体的かつ明確に相手に伝えるような文書の書き方をする必要があります。
 
1)用紙について
どのような用紙を使うべきかについては、特に指定はありません。用紙サイズはB4判、A4判、B5判が一般的なようです。
 
2)文字
日本語(ひらがな、カタカナ、漢字)と数字で書きます。外国語で書くことは出来ません。人名などの固有名詞を記載するときのみ、英字を使用できます。
 

3)文字数と行数

①縦書きの場合:20字以内×26行以内
②横書きの場合(3種類あり):
 20字以内×26行以内
 26字以内×20行以内
 13字以内×40行以内
 

4)料金(事例)

文書1枚  430円(1枚増えるごとに260円加算)
郵送料 82円
書留料  430円
配達証明料 310円
合計(文書1枚の場合) 1252円
                                         

5)注意事項

①内容証明郵便は受取人が1人の場合でも、同じ内容のものを3通用意する必要があります。ただし、すべて手書きである必要はなく、コピーでも問題ありません。3通のうち、1通は受取人に送付され、1通は郵便局が保管し、もう1通は差出人の控えとなります。
②内容証明郵便は内容に間違いがあった場合、訂正は出来ませんので、送付する前に内容を慎重に確認する必要があります。
③内容証明郵便の出し方
内容証明郵便は次の手順で出します。
 
【Step1】郵便局に持って行くものを用意する
1)送付する手紙3通(内容証明郵便にする手紙で同文のもの)
2)封筒1通(※1)
3)印鑑(※2)
4)お金(料金)
 
注意:
※1 封筒は、表側に相手(受取人)の住所と氏名を書き、裏側にあなた(差出人)の住所と氏名を書いて持って行きます。(当然ですが、内容証明書に書いた住所・氏名と同じものを書きます。)
封筒は、封をしないで持って行き、郵便局で手紙の内容を確認した(内容の証明をした)後に封筒に入れて封をします。
のりは、通常、郵便局にあります。
 
※2 必ず印鑑が必要なわけではありませんが、訂正しなければいけない点があった場合に訂正印を押さなければならないので、印鑑を持って行った方が無難です。
 
【Step2】取扱郵便局に持っていく
内容証明郵便は、全ての郵便局から出せるわけではありません。
内容証明郵便を扱っているのは、集配(配達を行う)郵便局だけです(一部の無集配郵便局で扱っているところもあります)。本局と呼ばれているような大きい郵便局だけと考えてください。また、土・日・祝日、夜遅くまで受け付けている郵便局もあります。事前に、郵便局に電話するなどして、確認されたほうがよいでしょう。
 
【Step3】郵便局で手続きする
1) 窓口で内容証明郵便を送りたい旨を告げ、手紙3通と封筒を提出します。
2) この時、配達証明の依頼も同時にするとよいかと思います。
3) 郵便局が手紙の内容をチェックします。
4) チェックが済むまでしばらく待ちます。
5) チェックがOKとなると、内容証明郵便となる手紙を封筒に入れて発送することになります。
6)料金を支払います。
7)郵便局から「書留郵便物受領証」を渡されます。
 
内容証明郵便に関するご相談は、当市民法務相談室まで。
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